Workload und unternehmensinterne Einbindungals zwei große Herausforderungen von Rechtsabteilungen

Autorin: Stephanie Simon-Sommer, Rechtsanwältin

Wer eine Rechtsabteilung leitet, steht vor zahlreichen Herausforderungen. Doch wo Herausforderungen sind, da gibt es auch Chancen für innovative Lösungen. Insbesondere junge Rechtsabteilungen haben ein enormes Potenzial, Prozesse und Lösungen zu implementieren, um die Arbeit in der Rechtsabteilung effizienter zu gestalten, den Workload für das Team zu reduzieren und gleichzeitig das Budget nicht übermäßig zu belasten.

Dieser Beitrag ist der erste Teil einer Serie von Artikeln, die sich mit dem Thema “Management der Rechtsabteilung” befassen und wertvolle Tipps und Denkanstöße für die eigene Rechtsabteilung geben können. Unsere Autorin, Stephanie Simon-Sommer, war als Syndikusrechtsanwältin und Senior Legal Managerin tätig und teilt hier Ihre Erfahrungen aus der Abteilungsleitung. In diesem ersten Teil beleuchtet sie Lösungsansätze für zwei der typischen Herausforderungen, vor denen Rechtsabteilungen stehen:

  • Einbindung in Projekte und Prozesse
  • Workload

Rechtsabteilungen stehen unter erheblichem Druck. Leider kommt es immer noch vor, dass die Rechtsabteilung im eigenen Unternehmen nur als vergleichsweise teure Kostenstelle und zudem als „Show Stopper“ wahrgenommen wird. So kann sich der Weg zum wertschöpfenden Teil des operativen Business als interner „Enabler“ schwierig gestalten. Dass der Weg sich lohnt, steht außer Frage, aber wie man diesen mitunter steinigen Pfad gehen soll, darüber wird nicht viel gesprochen. Wir möchten ein wenig Licht ins Dunkle bringen.

Herausforderung 1:Einbindung in Projekte und Prozesse
(oder: Brände nicht nur löschen, sondern verhindern)

Zunächst stellt sich die Frage nach dem Status quo: Ist die Rechtsabteilung aktiv in Entscheidungs- und Innovationsprozesse eingebunden oder muss ein reaktives Management rechtlicher Risiken erfolgen? Um als Rechtsabteilung langfristig erfolgreich agieren zu können, ist eine proaktive Einbindung der Rechtsabteilung in unternehmensinterne Projekte und Prozesse unerlässlich. Denn nur so können kleinere und größere “Brände” verhindert werden, bevor sie entstehen. Sonst flattert schnell und plötzlich ein Bußgeldbescheid oder eine einstweilige Verfügung ins Haus, gegen die die Rechtsabteilung dann nur noch Schadensbegrenzung betreiben kann. Es ist daher entscheidend, bei der Geschäftsführung entsprechende Überzeugungsarbeit zu leisten und einen “tone from the top” zu erwirken, wonach die Rechtsabteilung so früh wie möglich einzubinden ist.

Herausforderung 2:Workload

Nicht nur, wenn sich die Geschäftsführung entsprechend positioniert (hat), sondern auch wegen der wachsenden regulatorischen Anforderungen, steigt die Arbeitsbelastung in den Rechtsabteilungen. Um dem nicht enden wollenden Workload Herr (oder Frau – immerhin ist die Mehrheit der Syndizi weiblich, wie die Bundesrechtsanwaltskammer kürzlich in einer Presseerklärung mitteilte) zu werden, ist kluges Management gefragt.

Folgende Anknüpfungspunkte können der Rechtsabteilung Erleichterung verschaffen:

Die Untersuchung der internen Prozesse der Rechtsabteilung liefert einen Ansatzpunkt, um den Workload zu reduzieren.

Legal-Intake-Prozess optimieren

Beispielsweise vermeidet die Einführung eines geordneten Legal-Intake-Prozesses zeitraubende Rückfragen bei den Fachabteilungen und das Vergessen von Anfragen, die zwischen Tür und Angel gestellt werden. (Wer kennt nicht das berühmte “Ach, wo wir uns gerade treffen” beim Kaffeeholen, wenn die Gedanken eigentlich bei einem anderen Fall waren?)

Es muss nicht gleich das ausgefeilte Ticketing-System sein, dessen Implementierung durchaus Zeit in Anspruch nimmt und langfristig sicherlich eine sinnvollere Lösung darstellt. Zunächst tut es auch ein Formular, das ausgefüllt an ein zentral verwaltetes Sammelpostfach gesendet wird und aus dem heraus die Anfragen dokumentiert und einem Sachbearbeiter zugeordnet werden können. Die Nachverfolgung der Vorgänge kann über eine Excel-Tabelle erfolgen, die mit einigen Filtern, bedingten Formatierungen und Formeln nicht nur den Status quo abbildet, sondern auch ein wertvolles Reporting-Tool sein kann. Langfristig lohnt jedoch die Einführung eines Legal-Intake-Ticketing-Systems, da hiermit noch weniger manuelle Arbeit notwendig ist.

Erstellen rechtssicherer Dokumente vereinfachen

Hilfreich kann es sein, die eigenen Vertragsmuster auf ihre Praktikabilität für das Unternehmen zu überprüfen. Ein überraschend großer Teil der Vertragsmuster ist geeignet, mit Hilfe von IT-gestützten Lösungen durch die jeweilige Fachabteilung selbst erstellt zu werden. So können beispielsweise Dokumentengeneratoren eingesetzt werden, die von der Rechtsabteilung rechtssicher erstellte Muster enthalten und mit Hilfe eines abgestimmten Fragenkatalogs und der dadurch automatisierten Auswahl von passgenauen Alternativklauseln die Notwendigkeit der Einbindung der Rechtsabteilung reduzieren.

Wissen mit Schulungen o.ä. breit zur Verfügung stellen

Oftmals häufen sich die immer gleichen Fragen zu den immer gleichen Themen. Interne Schulungen der Fachabteilungen zu diesen wiederkehrenden Themen oder die Einrichtung eines FAQ- und Downloadbereichs mit entsprechenden Mustern und How-To-Guides im firmeneigenen Intranet können hier ein Ansatzpunkt sein. Insbesondere über E-Learning-Angebote lässt sich das bedarfsgerecht und mit geringem Aufwand umsetzen.

Unterstützung durch Legal Outsourcing

Schließlich kann bei dauerhaft zu hohem Workload oder besonders arbeitsintensiven Auftragslagen Legal Outsourcing Abhilfe schaffen. Wenn Rechtsabteilungen ihre strategische Arbeit in den Vordergrund stellen, bindet das operative Tagesgeschäft – insbesondere Vertrags- und NDA-Prüfungen, Gewährleistungsfälle und die Erstellung von rechtlichen Stellungnahmen zu Einzelfragen, z.B. im Wettbewerbs- oder Arbeitsrecht – Kapazitäten, die nicht für die strategische Arbeit genutzt werden können. “Outsource the work that keeps you from working” lautet hier die Devise.

Lesen Sie mehr über die Chancen von Legal Outsourcing und weitere Lösungsansätze für die Herausforderungen von Rechtsabteilungen in Teil 2 der Serie. In diesem wird es darum gehen, wie externe Dienstleister Rechtsabteilungen kosteneffizient unterstützen können und wie Unternehmen hiervon optimal profitieren. Unsere Autorin Stephanie Simon-Sommer freut sich schon darauf, mehr von ihren Praxiserfahrungen zu berichten und mit Ihnen zu teilen.

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Matthias SchulzSenior Sales Manager

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