Verstärkte Betriebsprüfungen zum ArbeitsschutzWas tun zur Vorbereitung?

Aktuell führen die Ämter für Arbeitsschutz, Bezirksregierungen und Berufsgenossenschaften verstärkt Betriebsprüfungen zum Arbeitsschutz durch. Diese Prüfungen haben oft folgende Gemeinsamkeiten:

Sie kommen unerwartet
Die Vorbereitungszeit ist zu kurz
Arbeitsschutz-Dokumente sind nicht zentral hinterlegt, unvollständig oder veraltet
Die Prüfung kostet Zeit, Geld und Nerven

Mit der richtigen Vorbereitung können Sie einer Betriebsprüfung entspannt entgegensehen und müssen keine umfassenden Folgemaßnahmen befürchten.

Vorausschauendes Arbeitsschutz-Management

Zeitgemäßes Arbeitsschutz-Management erfolgt digital und interdisziplinär. Die Implementierung eines solchen Systems erfordert zwar initialen Aufwand, aber die Vorteile überwiegen schnell:

Digitale Auswertungen von Betriebsbegehungen und Arbeitsschutz-Audits mit Handlungsempfehlungen

Unterstützung bei Gefährdungsbeurteilungen durch passgenaue Bausteine

Regelmäßige Arbeitsschutz-Schulungen durch E-Learning

Digitales Gefahrstoffverzeichnis mit hinterlegten Sicherheitsdatenblättern

Fristenmanagement für personenbezogene Fristen (Ersthelfer, Brandschutzhelfer) und Prüffristen für Anlagen und Geräte

Schnittstellen zum Datenschutz

Management der Unfallmeldungen

Anwaltliche Unterstützung bei Bedarf, etwa bei der Übertragung von Unternehmerpflichten oder Betriebsunfällen

Einmal implementiert, reduziert sich der Aufwand für die laufende Revision erheblich.

Best-Practice-Empfehlungen

Zentrale Dokumentation

Es empfiehlt sich, sämtliche Dokumente, die Gegenstand einer Betriebsprüfung sein können, zentral in einem sicheren digitalen System zu hinterlegen. So entfällt das umständliche Zusammensuchen von Ordnern und Unterlagen.

Mitarbeiterportal mit allen relevanten Informationen

Ein digitales Mitarbeiterportal kann wichtige Dokumente für die Beschäftigten bereitstellen, wie Betriebsanweisungen, Notrufnummern, Sicherheitsdatenblätter oder Evakuierungskonzepte. Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten ist diese Lösung sinnvoll.

Praxisorientierte Schulungen

Arbeitsschutz-Schulungen und Unterweisungen lassen sich durch intelligente Lösungen gut strukturieren und steuern. E-Learning-Angebote eignen sich für wiederkehrende Schulungen, während Webinare für Spezialthemen sinnvoll sind, die einen Informationsaustausch und die Beantwortung von Rückfragen erfordern.

Pragmatische Übungskonzepte

Praktische Übungen, wie unangekündigte Evakuierungs- und Brandschutzübungen, sind wichtig, um Defizite in der Arbeitsschutz-Organisation aufzudecken. Ein stringentes Konzept zur Durchführung, Auswertung und Nachbesprechung der Übungen sorgt für nachhaltigen Lerneffekt.

Bereichsübergreifend arbeiten und Synergien nutzen

Digitale Arbeitsschutz-Management-Systeme bieten Schnittstellen zu Datenschutz, Informationssicherheit, Compliance und Qualitätsmanagement. Diese Verknüpfungen schaffen einen erheblichen Mehrwert und vermeiden doppelte Arbeit.

„Erste Hilfe“ bei bevorstehenden Betriebsprüfungen

Was tun, wenn eine Betriebsprüfung unmittelbar bevorsteht? Hier gilt wie immer im Arbeitsschutz: „Ruhe bewahren!“ Externe Dienstleister können auch bei kurzfristigen Anliegen helfen. Unser interdisziplinäres Team unterstützt Sie mit Rat und Tat. Unsere Fachkraft für Arbeitssicherheit identifiziert über eine digitale Bestandsaufnahme bestehende Lücken und priorisiert die erforderlichen Maßnahmen. Fehlende Dokumente erstellen wir über unseren Dokumentengenerator, und Schulungen können kurzfristig über unsere E-Learning-Plattform erfolgen. Unsere Anwälte übernehmen währenddessen die Kommunikation mit den Berufsgenossenschaften und Gewerbeaufsichtsämtern.

Kontaktieren Sie uns gerne für nähere Informationen.