Rechtsabteilung einbinden:Brände nicht nur löschen, sondern verhindern

Autorin: Stephanie Simon-Sommer, Rechtsanwältin

In Unternehmen werden ständig Entscheidungen getroffen. Meist wird die Rechtsabteilung erst anschließend gefragt, ob diese Entscheidungen juristisch wasserdicht sind. Dann sind schnelle Antworten gewünscht, um Beschlüsse sofort umzusetzen. Doch so fix geht es häufig nicht, mitunter besteht rechtlicher Finetuning-Bedarf. Und alles verzögert sich. Die Schuld an diesem Aufschub wird oft der Rechtsabteilung zugeschoben – was allerdings unfair ist. Wäre das „Legal Department“ von vornherein eingebunden, könnten Beschlüsse und Entscheidungen tatsächlich sofort umgesetzt werden. Wie also können Unternehmen ihre Rechtsabteilung so einsetzen, dass sie Brände nicht nur löscht, sondern verhindert?

Rechtsabteilung in Prozesse einbinden

Die Kolleginnen und Kollegen der Rechtsabteilung stellen sich nie mutwillig auf die Bremse. Sie sind ebenso wie alle anderen interessiert an validen und schnell umgesetzten Unternehmensentscheidungen. Doch das Tempo leidet, wenn Beschlüsse es unverzichtbar machen, sämtliche damit verbundenen rechtliche Risiken zu prüfen. Das dauert nämlich. Und ließe sich leicht verhindern.

Damit die Rechtsabteilung möglichst effizient und erfolgreich agieren kann, muss sie proaktiv in unternehmensinterne Projekte und Prozesse eingebunden werden. Nur so können kleinere und größere „Brände“ verhindert werden, bevor sie überhaupt entstehen. Juristische Probleme werden thematisiert, bevor sie größere Schäden nach sich ziehen können. Wer diese juristische Expertise ignoriert, wird des Öfteren erleben, wie plötzlich und unerwartet ein Bußgeldbescheid oder eine einstweilige Verfügung ins Haus flattert. In solchen Fällen kann auch das beste Justiziariat nur noch Schadensbegrenzung betreiben. Umso wichtiger ist es, bei der Geschäftsführung entsprechende Überzeugungsarbeit zu leisten und einen „tone from the top“ zu erwirken, wonach die Rechtsabteilung so früh wie möglich einzubinden ist.

Motivierte sind produktive Mitarbeiter

Wer die Rechtsabteilung früh einbindet, wird über schnellere Abläufe hinaus auch mit motivierteren Kolleginnen und Kollegen belohnt. Die freuen sich nämlich, wenn sie ihr Wissen und Können einbringen können – und den Arbeitstag nicht mit Routineaufgaben verbringen müssen. Hohe Motivation führt erfahrungsgemäß zu höherer Leistungsfähigkeit und Zufriedenheit. Daher ist es wichtig, diese Motivation nicht durch allzu starre Vorgaben oder gar durch Mikromanagement zu gefährden. Je eigenständiger die Juristinnen und Juristen ihren Beitrag leisten können, desto engagierter werden sie sich an die Arbeit machen.

Fachleute sprechen von „Empowerment“: Statt gegängelt zu werden, können die Mitarbeiter ihre Stärken, ihre Ideen und ihr Wissen einbringen. Das stärkt das Selbstwertgefühl und die Eigenverantwortung. Der Lohn für den Arbeitgeber, über die motivierteren und damit produktiveren Mitarbeiter hinaus: Bindung und Loyalität steigen. Wer verlässt schon einen Arbeitgeber, der das eigene Können wertschätzt?

Unterstützung durch Legal Outsourcing

Je früher die Rechtsabteilung in strategische Prozesse und Projekte eingebunden wird, desto effizienter kann sie potenzielle juristische Probleme aus dem Weg räumen. Strategische Prozesse mit rechtlicher Expertise zu begleiten, ist eigentlich die wichtigste Aufgabe für das Justiziariat. Das Problem: Vertrags- und NDA-Prüfungen, Gewährleistungsfälle oder auch rechtliche Stellungsnahmen binden im Tagesgeschäft häufig allzu viele Kapazitäten. Diese Routineaufgaben lassen sich glücklicherweise delegieren. Bei dauerhaft hohem Workload oder besonders arbeitsintensiven Auftragslagen schafft Legal Outsourcing Abhilfe. „Outsource the work that keeps you from working“ lautet die Devise.

Zum Schluss noch ein Tipp: Ein überraschend großer Teil der Vertragsmuster von Unternehmen können mithilfe von IT-gestützten Lösungen durch die jeweilige Fachabteilung selbst erstellt werden. So können beispielsweise Dokumentengeneratoren eingesetzt werden, die von der Rechtsabteilung rechtssicher erstellte Muster enthalten.