Workload senken: So klappt’s bei Rechtsabteilungen

Autorin: Stephanie Simon-Sommer, Rechtsanwältin

Rechtsabteilungen stehen unter erheblichem Stress. Aus Berlin und Brüssel kommen ständig neue Regularien, die zusätzlichen juristischen Aufwand mit sich bringen. Kaum eine unternehmerische Entscheidung wird getroffen ohne den Hinweis: „Da soll Legal noch mal draufschauen!“ Mit einem bloßen Draufschauen ist es allerdings selten getan, häufig gibt es noch Finetuning- oder Redebedarf. Deshalb wird die Rechtsabteilung im eigenen Unternehmen häufig als „Show Stopper“ wahrgenommen. Das kollidiert deutlich mit dem Selbstverständnis der Kolleginnen und Kollegen, die sich als interne „Enabler“ verstehen, die den wertschöpfenden Teil des operativen Business unterstützen. Damit Rechtsabteilungen ihr Potenzial wirklich ausreizen können, muss daher der Workload gesenkt werden. Das bedeutet vor allem: zeitfressende Routineaufgaben loswerden.

Legal-Intake-Prozess optimieren

Doch wie gelingt es, sich auf das wirklich Wichtige zu konzentrieren? Und den Rest trotzdem abzuarbeiten? Der erste Schritt: die internen Prozesse zu optimieren. Wer Aufträge mal eben zwischen Tür und Angel oder an der Kaffeemaschine übergibt, braucht sich nicht zu wundern, wenn sie falsch bearbeitet werden. Die Alternative muss kein ausgefeiltes Ticketing-System sein, doch bereits ein Auftragsformular hilft. Werden solche Formulare an ein zentral verwaltetes Sammelpostfach gesendet, können die Anfragen dokumentiert und einem Sachbearbeiter zugeordnet werden können. Die Nachverfolgung der Vorgänge erfolgt über eine Excel-Tabelle, die – entsprechend aufbereitet – über die Abbildung des Status Quo hinaus ein wertvolles Reporting-Tool sein kann. Langfristig lohnt dennoch die Einführung eines Legal-Intake-Ticketing-Systems, bei dem noch weniger manuelle Arbeit notwendig ist.

Rechtssichere Dokumente einfacher erstellen

Wie praxisnah und zugleich rechtssicher sind die Vertragsmuster des Unternehmens? Wenn die Antwort „Könnte besser sein“ lautet: Ein überraschend großer Teil der Vertragsmuster ist geeignet, mithilfe von IT-gestützten Lösungen durch die jeweilige Fachabteilung selbst erstellt zu werden. So können beispielsweise Dokumentengeneratoren eingesetzt werden, die von der Rechtsabteilung rechtssicher erstellte Muster enthalten. Dank eines abgestimmten Fragenkatalogs und der dadurch automatisierten Auswahl von passgenauen Alternativklauseln reduzieren sie die Notwendigkeit, die Rechtsabteilung einzubinden.

Wissen zugänglich machen, etwa mit Schulungen

Die Kolleginnen und Kollegen wenden sich mit oftmals denselben juristischen Fragen an die Rechtsabteilung. Und bekommen Antworten, so ausführlich wie notwendig. So kollegial dieser Austausch ist: Er frisst Zeit. Um den Workload für die Rechtsabteilung zu senken, bieten sich interne Schulungen zu wiederkehrenden Themen an. Auch die Einrichtung eines FAQ- und Download-Bereichs mit entsprechenden Mustern und „How to“-Guides im firmeneigenen Intranet können hier ein Ansatzpunkt sein. Insbesondere E-Learning-Angebote lassen sich das bedarfsgerecht und mit geringem Aufwand umsetzen.

Unterstützung durch Legal Outsourcing

Warum alles selbst erledigen? Vertrags- und NDA-Prüfungen, Gewährleistungsfälle und rechtliche Stellungnahmen zu Einzelfragen, etwa im Wettbewerbs- oder Arbeitsrecht, binden im operativen Tagesgeschäft allzu viele Kapazitäten. Sinnvoller ist es, wenn Rechtsabteilungen ihre strategische Arbeit in den Vordergrund stellen und Routineaufgaben delegieren. Bei dauerhaft hohem Workload oder besonders arbeitsintensiven Auftragslagen schafft Legal Outsourcing Abhilfe. „Outsource the work that keeps you from working“ lautet hier die Devise.