ARBEITSSCHUTZ: Mit diesem Tool wird’s einfach

von Dr. Markus Hülper, Rechtsanwalt

Der Gesetzgeber meint es ja gut. Also wuchern die Regularien für den Arbeitsschutz scheinbar unaufhaltsam weiter. Längst geht es nicht mehr darum, wo Helm oder Sicherheitsschuhe getragen werden müssen. Um Risiken zu minimieren, wird möglichst jede Facette des Arbeitens geregelt. Wie gesagt: Es ist ja gut gemeint. Gerade deshalb stoßen die umfangreichen Anforderungen des Gesundheits- und Arbeitsschutzes bei vielen Arbeitgebern auf Unverständnis: Sie kümmern sich ja um Arbeitssicherheit und wollen ihre Beschäftigten selbstverständlich keinen unnötigen Gefahren aussetzen. Aber das alles festzuhalten und zu dokumentieren? Puh. Spaß macht das nicht. Aber erledigt werden muss es trotzdem.

Das CLARIUS.LEGAL AMS

Wir übernehmen diese Aufgabe gern. Clarius.Legal hat ein Tool entwickelt, das sämtliche Aspekte der Arbeitssicherheit abdeckt und damit die Vielfalt der Aufgaben bündelt. Der Bonus bei diesem Arbeitsschutz-Management-System (AMS): Wir nehmen den Unternehmen die lästige Arbeit ab und unterstützen sie aktiv bei der Erstellung der Dokumentation. Dafür stellen wir die gesetzlich vorgeschriebene Fachkraft für Arbeitssicherheit. Das ist an sich nichts Besonderes. Viele Unternehmen besetzen die Sifa-Position mit Externen. Allerdings sind sie häufig nicht übermäßig glücklich mit dieser Entscheidung. Mitunter erhalten sie nur große Ordner mit Vorlagen für alles, was man so braucht. Dazu gibt’s die Ansage: „Müsst ihr bei Gelegenheit mal ausfüllen.“ Und tschüß.

Kann man so machen. Wir bei Clarius.Legal machen es anders. Individueller. Genauer. Und wir legen selbst Hand an. In unserem Arbeitsschutz-Management-System sind die Regelwerke und Handlungsempfehlungen voreingestellt; Gefährdungen werden teilweise automatisiert bewertet. Konkret lässt das Erstellen des Arbeitsschutz-Management-Systems in vier Schritte unterteilen:

Im Vorfeld sichten wir die vorhandenen Dokumente. Unser AMS ist aufgebaut wie ein Baukasten, mit unterschiedlichen branchenspezifischen Bereichen. Die Dokumente werden den jeweils passenden Bereichen zugeordnet.
Bei einer Betriebsbegehung verschaffen wir uns einen ersten Überblick vor Ort. Mit unserem Audit-Tool erfassen wir systematisch die wesentlichen Gefährdungen im Betrieb und ggf. vorhandene Sicherheitslücken. Unsere Kunden erhalten einen ausführlichen Begehungsbericht mit ersten Handlungsempfehlungen.
Für die Kunden richten wir einen digitaler Cloud-Ordner (mit Unterordnern) ein, der alle Aspekte des Arbeitsschutzmanagements abdeckt. Dazu kommt ein Upload-Ordner, in den das Unternehmen alle für den Arbeitsschutz relevanten Dokumente lädt. Diese Dokumente werden dann von uns an die richtigen Stellen verteilt.
Nach Auswertung des Begehungsprotokolls und der zur Verfügung gestellten Dokumente erstellen wir die Gefährdungsbeurteilung. Sie hält fest, wo Handlungsbedarf besteht und priorisiert nach Schadensschwere und Eintrittswahrscheinlichkeit die Gefährdungen, bei denen zuerst angesetzt werden sollte.

Wir sehen uns als Schnittstelle zwischen Beratung und Umsetzung. Deshalb bleiben wir am Ball und checken durch regelmäßige Audits per Videocall, dass die To-Do-Liste tatsächlich abgearbeitet wird.

Wenn die Kontrolle droht …

Arbeitssicherheit zu dokumentieren ist lästig und nervig, deshalb steht es bei manchem Unternehmen – diplomatisch ausgedrückt – nicht jederzeit im Zentrum der Aufmerksamkeit. Das ändert sich sehr plötzlich, wenn die Berufsgenossenschaft oder das Gewerbeaufsichtsamt eine Kontrolle ankündigen. Tatsächlich kommt es häufiger vor, dass sich Unternehmen bei uns melden und es sehr, sehr eilig haben. Kein Problem. Drei bis vier Wochen reichen aus, um die größten Lücken zu schließen und einen entsprechenden Report zu schreiben. Auch wenn dann noch nicht alles perfekt ist: Die Kontrolleure sind erfahrungsgemäß meist milde gestimmt, wenn sie sehen, dass sich das Unternehmen aktiv um Gesundheits- und Arbeitsschutz kümmert.

Mit dieser Aktivität darf nach dem Ende der Kontrolle natürlich keineswegs Schluss sein. Deshalb achten wir darauf, dass wir auch nach dem Erstellen der Gefährdungsbeurteilung kontinuierlich für zeitgemäßen Arbeits- und Gesundheitsschutz sorgen – gemeinsam mit unseren Ansprechpartnern im Unternehmen. Unser Tool bietet auch darüber hinaus einiges, was den Arbeitsschutz-Alltag erleichtert:

Digitales Management der personenbezogenen Fristen (Vorsorgeuntersuchungen, Ersthelfer, Brandschutzhelfer, Qualifizierungen etc.)
Fristenmanagement der prüfpflichtigen Anlagen und Geräte
Unfallmeldungs-Management
Betriebsanweisungen
Digitales Gefahrstoffverzeichnis
E-Learnings zum Arbeitsschutz auf unserer Schulungsplattform

Was gehört alles in eine Gefährdungsbeurteilung?

Zentrales Element unseres Arbeitsschutz-Management-Systems ist die Gefährdungsbeurteilung, verpflichtend nach §§ 5 und 6 des Arbeitsschutzgesetzes. Bei jedem der relevanten Arbeitsbereiche prüfen wir, inwieweit die jeweiligen Anforderungen erfüllt sind, daraus ergeben sich dann die Handlungsempfehlungen. Die damit verbundenen Risiken werden im Tool anhand einer Risikomatrix bewertet. Ebenfalls Teil der Gefährdungsbeurteilung ist die Wirksamkeitskontrolle: Es wird festgehalten, wann was gecheckt werden soll (etwa Wartung von Geräten). „To Dos“ sind leicht erkennbar und werden farblich hervorgehoben. Am Ende der Gefährdungsbeurteilung wird zusammenfassend aufgeführt, was zu tun ist. Was erledigt ist, kann abgehakt werden.

Als externe Fachkraft für Arbeitssicherheit nehmen wir unseren Kunden natürlich auch weitere Arbeit in diesem Aufgabenfeld ab. So erstellen wir auf Wunsch auch Betriebsanweisungen und Gefahrstoffverzeichnisse. Wir richten ein Mitarbeiterportal an, in dem alle Informationen hinterlegt werden, die in Arbeitsschutzfragen für Mitarbeiter wichtig sind („Worauf muss ich bei einer Dienstreise achten?“). Kunden können überdies unser Schulungsportal nutzen, für zeitlich flexibles E-Learning.

Arbeitsschutz vs. Haftungsproblemen

Den Gesundheits- und Arbeitsschutz seiner Mitarbeiter zu vernachlässigen, ist keineswegs ein Kavaliersdelikt. Bußgelder, etwa für nicht ausgeschilderte Notausgänge, mögen noch zu verkraften sein. Doch bei gröberen Verstößen drohen Geld- und sogar Gefängnisstrafen. Außerdem riskiert das Unternehmen bei grober Fahrlässigkeit, in Regress genommen zu werden.

Größere Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern müssen sich neuerdings mit einem neuen Gesetz beschäftigen, mit dem das Verständnis von Gesundheits- und Arbeitsschutz weiter ausgedehnt wird. Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz<Link> fordert den Unternehmen ab, auch bei ihren Zulieferern auf das Einhalten der Menschenrechte zu achten – und das betrifft ganz zentral den Arbeitsschutz.

Digitale Arbeitsschutz-Management-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten, um den Arbeitsschutz in Unternehmen effizienter und sicherer zu gestalten. Die Automatisierung und Digitalisierung zentraler Prozesse entlasten die Fachkräfte für Arbeitssicherheit. Gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien lassen sich zudem leichter einhalten. Unternehmen, die auf solche Systeme setzen, profitieren von einer höheren Transparenz, einer besseren Nachverfolgbarkeit und einer insgesamt verbesserten Sicherheitskultur. Insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten stellt der zentrale Zugriff auf digitale Dokumente einen erheblichen Mehrwert dar, der die Effizienz und Zusammenarbeit maßgeblich verbessert. Die Nutzung digitaler Gefahrstoffverzeichnisse trägt zusätzlich zur Sicherheit und Compliance bei.

Wenn Sie mehr über unsere Leistungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne.