- 30.08.24
- Lesedauer: 5 Minuten
What impact will the planned amendment tothe Verification Act have on employment contracts?
In a current initiative to reduce bureaucracy, the traffic light coalition intends to amend the Verification Act in order to support modern working methods and reduce the administrative burden for employers and employees. Lawyer Stephanie Simon-Sommer advises companies on employment law issues, among other things,and knows thechallenges from her in-house experiencein the legal departments of various companies and. also as a manager. In this interview,she provides an. overview of the planned amendments totheVerification Act for thestructuring of employmentcontracts..
What exactly is it about?
The planned amendment aims to replace the previous written form for the documentation of the essential contractual terms of an employment relationship required under the Verification Act with the text form. This means that employers will no longer be obliged to physically print, sign and hand out these conditions on paper. An electronic form, such as a simple electronic signature or even an e-mail, would be sufficient in future – according to the current status.
What specific benefits will this change bring for employers and employees?
Employers could save considerable time and resources by eliminating the physical exchange of documents. This simplifies processes, especially in times of remote working and an acute shortage of skilled workers. Many companies still have employment contracts signed exclusively by hand in order to avoid separate documentation and thus an additional step in the recruitment process due to the requirements of the Verification Act. As a result, they lose valuable time and, in the worst case, even the desired candidate.
The planned changes to the law will make it quicker and easier for employees to obtain their employment contracts and thus also the documentation required under the Verification Act, which they will be able to store directly in electronic form. Employers would therefore be able to send their contract offers to candidates immediately after accepting them and would not have to have a separate second version of the employment contract signed by hand or provide separate handwritten documentation in order to meet the requirements of the Verification Act. In particular, the deadlines contained in the Verification Act would be much easier to comply with, which would also reduce the risk of fines.
This change could therefore promote a more comprehensive digitalization of work processes. Simplifying documentation can lead to more efficient processes and then enable even more extensive use of advanced technologies such as document generators for fully automated contract creation and documentation.
Are there any concerns regarding the planned amendment to the Verification Act?
It remains to be seen how this will actually be structured. The current plan is for companies to provide proof of transmission and receipt. The employer must therefore ensure that the documents can be saved on a permanent data carrier.
Any concerns regarding the probative value of electronic documents could then be allayed by establishing automated processes, for example with the help of document generators. This would ensure reliable documentation that is equivalent to physically signed documents, even in the event of a dispute.
E-Learnings für Unterweisungen
Neben den organisatorischen und administrativen Aufgaben bietet ein digitales AMS auch Vorteile bei der Durchführung von Unterweisungen:
- Zeit- und ortsunabhängiges Lernen: E-Learnings ermöglichen es den Mitarbeitern, sich flexibel weiterzubilden. Koordinationsprobleme in Schichtbetrieben oder bei dezentralen Teams lassen sich dadurch vermeiden.
- Interaktive und praxisnahe Inhalte: Moderne E-Learning-Plattformen bieten interaktive Inhalte, die das Lernen abwechslungsreicher und effektiver gestalten. Videos, Simulationen und Quizfragen helfen, das Gelernte besser zu verinnerlichen.
- Automatische Dokumentation: Der Abschluss von E-Learnings wird automatisch dokumentiert. Das System erstellt Zertifikate und aktualisiert die Schulungsdaten der Mitarbeiter. Das erleichtert den Nachweis von Unterweisungen gegenüber Behörden.
Zentraler Zugriff für Unternehmen mit mehreren Standorten
Besonders für Unternehmen mit mehreren Standorten bietet ein digitales AMS einen entscheidenden Vorteil durch den einfachen Zugriff auf zentral hinterlegte digitale Dokumente:
- Zentrale Datenverwaltung: Alle relevanten Dokumente wie Sicherheitsrichtlinien, Betriebsanweisungen, Prüfprotokolle und Schulungsmaterialien werden zentral gespeichert. Dadurch haben alle Standorte jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Informationen.
- Effiziente Zusammenarbeit: Teams an verschiedenen Standorten können problemlos zusammenarbeiten, indem sie auf die gleichen Dokumente zugreifen. Dies fördert die einheitliche Umsetzung von Sicherheitsmaßnahmen und erleichtert die Kommunikation und Abstimmung zwischen den Standorten.
- Schnelle Reaktionsfähigkeit: Im Falle von Änderungen oder neuen gesetzlichen Vorgaben können Anpassungen zentral vorgenommen und sofort allen Standorten zur Verfügung gestellt werden. Auf neue Anforderungen kann also schnell und einheitlich reagiert werden.
- Kosten- und Zeitersparnis: Der Wegfall von Papierdokumentationen und der einfache digitale Zugriff reduzieren sowohl die Kosten als auch den Zeitaufwand für die Verwaltung und Verteilung von Dokumenten erheblich.
Vorteile digitaler Gefahrstoffverzeichnisse
Ein weiterer wesentlicher Bestandteil eines digitalen Arbeitsschutz-Management-System ist das digitale Gefahrstoffverzeichnis:
- Zentrale Erfassung und Verwaltung: Alle Gefahrstoffe werden in einem zentralen Verzeichnis erfasst und verwaltet. Dies erleichtert die Übersicht und ermöglicht eine schnelle Identifikation und Bewertung von Risiken.
- Sicherheitsdatenblätter und Betriebsanweisungen: Digitale Gefahrstoffverzeichnisse enthalten Sicherheitsdatenblätter und Betriebsanweisungen, die jederzeit abrufbar sind. Mitarbeiter erhalten stets Zugang zu den notwendigen Informationen, um sicher mit Gefahrstoffen umgehen zu können und im Notfall richtig zu reagieren.
- Automatische Aktualisierungen: Änderungen der gesetzlichen Vorgaben oder neue Erkenntnisse zu Gefahrstoffen können schnell und effizient im System aktualisiert werden. Mitarbeiter werden automatisch über relevante Änderungen informiert.
AMS machen Arbeitsschutz effizienter und sicherer
Digitale Arbeitsschutz-Management-Systeme bieten zahlreiche Möglichkeiten, um den Arbeitsschutz in Unternehmen effizienter und sicherer zu gestalten. Die Automatisierung und Digitalisierung zentraler Prozesse entlasten die Fachkräfte für Arbeitssicherheit. Gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien lassen sich zudem leichter einhalten. Unternehmen, die auf solche Systeme setzen, profitieren von einer höheren Transparenz, einer besseren Nachverfolgbarkeit und einer insgesamt verbesserten Sicherheitskultur. Insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten stellt der zentrale Zugriff auf digitale Dokumente einen erheblichen Mehrwert dar, der die Effizienz und Zusammenarbeit maßgeblich verbessert. Die Nutzung digitaler Gefahrstoffverzeichnisse trägt zusätzlich zur Sicherheit und Compliance bei.
Clarius.Legal entlastet Unternehmen im Arbeitsschutz durch einen ganzheitlichen Ansatz: Wir stellen die externe Fachkraft für Arbeitssicherheit, setzen ein digitales AMS auf und erstellen mit unseren Tools Begehungsprotokolle, Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, Gefahrstoffverzeichnisse etc. Außerdem bieten wir umfassende E-Learnings zum Arbeitsschutz auf unserer Schulungsplattform an. Und rechtlich stehen wir selbstverständlich auch in diesem Bereich an der Seite unserer Kunden und Mandanten.
Wenn Sie mehr über unsere Leistungen erfahren möchten, kontaktieren Sie uns gerne.
