Unter „Legal Housekeeping“ fasst CLARIUS.LEGAL juristische Dienstleistungen rund um Digitalisierung sowie zur Verwahrung, Aufbereitung und Aktualisierung von Datenbeständen. Dies im eigenen Unternehmen zu erledigen, bindet umfassende eigene Kapazitäten und Ressourcen.

 

Basis des Legal Housekeeping ist ein permanenter Datenraum, der bei hierfür spezialisierten Dienstleistern eingerichtet wird. CLARIUS.LEGAL stellt sicher, dass die Infrastruktur dieser Dienstleister den jeweiligen Sicherheitsanforderungen der Mandanten gerecht.

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Gemeinsam mit dem Mandanten legt CLARIUS.LEGAL zunächst fest, aus welchen Unternehmensbereichen und Sachgebieten Daten- und Vertragsbestände erhoben werden sollen. Diese Datenbestände werden erfasst und digitalisiert, um sie nach einem konsistenten und transparenten Indexsystem zu verwahren und ihre Auffindbarkeit sicherzustellen. Der Datenraum kann nahtlos als Transaktionsdatenraum genutzt werden. Für den direkten Zugriff der Mitarbeiter können Zugriffe und Berechtigungen eingerichtet und verwaltet werden.

Corporate Housekeeping sorgt für die Erfassung und Verwaltung sowie für die Aktualisierung sämtlicher gesellschaftsrechtlicher Dokumente, zum Beispiel Satzungen, Gremienbeschlüsse, Kapitalveränderungen, Geschäftsführer- und Prokuristenbestellungen oder ein Gesellschafterwechsel. Wenn in Bezug auf solche Daten Änderungen eintreten, wird die erforderliche Dokumentation erstellt und der Datenbestand angepasst. So steht den Mandanten von CLARIUS.LEGAL immer ein aktueller Stand ihrer Daten zur Verfügung.

Umfassendes Wissen über die Verträge, die ein Unternehmen abgeschlossen hat, trägt wesentlich dazu bei, Risiken im Blick zu haben und zu steuern. Darunter fallen zum Beispiel Verträge mit Lieferanten, Vertriebsmittlern, Agenten oder Händlern, Lizenzverträge, und Verträge über Know-how, Intellectual Property oder Technologietransfer. CLARIUS.LEGAL bietet seinen Mandanten Festpreise für das Management solcher Verträge an; die konkrete Erfassung der Eckdaten kann gegebenenfalls intelligent und kostengünstig über LegalTech-Lösungen erfolgen.

Für Eigentümer von Immobilien, für Liegenschaftsverwaltungen sowie Banken erfasst CLARIUS.LEGAL sämtliche grundstücks- und gebäudebezogenen Informationen, wie Grundbücher, Flurstückskarten, Baupläne, Sonderrechte von Dritten sowie Mietverträge und Versorgungsverträge in Bezug auf Gebäude oder Grundstücke. Informationen wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Mieterhöhungsmöglichkeiten sind zum Beispiel zentral, um Immobilien und Liegenschaften professionell zu managen.

Unter „Labour Housekeeping“ fasst CLARIUS.LEGAL das Management und die Verwahrung sämtlicher arbeitsrechtlicher Verträge und Dokumente. Arbeitsverträge, Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen sowie maßgebliche Kommunikation mit dem Betriebsrat sind einige Beispiele für „Legal Housekeeping“-Aufgaben, die CLARIUS.LEGAL zu Festpreisen für Mandanten aller Branchen erledigt.

Damit Compliance-Regelungen greifen, müssen sie allen Bereichen in einem Unternehmen, die für ihre Erstellung, Entwicklung sowie die Anwendung zuständig sind, zur Verfügung. CLARIUS.LEGAL übernimmt für Mandanten aller Branchen zu Festpreisen das Compliance Housekeeping. Dazu gehört auch, Compliance für Kunden oder Lieferanten des Mandanten nachzuweisen.

Beispiel Legal Housekeeping

ANFORDERUNG

Ein großes, mittelständisches Unternehmen will die Erfassung und Verwaltung seiner gesellschaftsrechtlichen Dokumente neu aufsetzen. Der Prozess wird dadurch verkompliziert, dass das Unternehmen national sowie international viele Tochtergesellschaften hat.

 

LĂ–SUNG

CLARIUS.LEGAL erstellt mit dem Mandanten einen Datenraum, der zunächst mit allen bestehenden Dokumenten (Satzungen, Gremienbeschlüssen, Kapitalveränderungen, Geschäftsführer- und Prokuristenbestellungen, Gesellschafterwechsel, etc.) befüllt wird und auf Vollständigkeit überprüft wird. Im Anschluss übernimmt CLARIUS.LEGAL – wenn nötig mit Kanzleien in den jeweiligen Ländern – dauerhaft und zu einem Festpreis die Verwaltung und Aktualisierung aller gesellschaftsrechtlichen Dokumente.