Unter „Legal Housekeeping“ fasst Clarius.Legal juristische Dienstleistungen rund um Digitalisierung sowie zur Verwahrung, Aufbereitung und Aktualisierung von Datenbeständen. Dies im eigenen Unternehmen zu erledigen, bindet umfassende eigene Kapazitäten und Ressourcen. Gleichzeitig lassen sich die einzelnen Aufgaben sehr gut voneinander abgrenzen und sind damit ideal geeignet, sie an externe Partner auszulagern. Clarius.Legal bietet diverse Services rund um Legal Housekeeping zu Festpreisen an.

 

Basis des Legal Housekeeping ist ein permanenter Datenraum, der bei hierfür spezialisierten Dienstleistern eingerichtet wird. Clarius.Legal stellt sicher, dass die Infrastruktur dieser Dienstleister den jeweiligen Sicherheitsanforderungen der Mandanten gerecht wird etwa, wenn es um die Vorgaben geht, die Banken für die Verwahrung ihrer Datenbestände fordern.

 

Gemeinsam mit den Mandanten legt Clarius.Legal zunächst fest, aus welchen Unternehmensbereichen und Sachgebieten Daten- und Vertragsbestände erhoben werden sollen. Diese Datenbestände werden erfasst und digitalisiert, um sie nach einem konsistenten und transparenten Indexsystem zu verwahren und ihre Auffindbarkeit sicherzustellen. Erfassung, Digitalisierung, Verwahrung und Betreuung der Datenbestände können zum Festpreis angeboten werden. Im tagesaktuellen, permanent eingerichteten Datenraum werden die Daten vorgehalten. Der Datenraum kann nahtlos als Transaktionsdatenraum genutzt werden, ohne dass weitere Managementkapazität gebunden wird, die man bei einer Transaktion an anderer Stelle benötigt. Für den direkten Zugriff der Mitarbeiter können Zugriffe und Berechtigungen eingerichtet und verwaltet werden.

Es haben sich folgende Schwerpunkte rund um Legal Housekeeping herausgebildet, die Clarius.Legal zu Festpreisen einzeln oder gebĂĽndelt ĂĽbernimmt:

Corporate Housekeeping sorgt für die Erfassung und Verwaltung sowie für die Aktualisierung sämtlicher gesellschaftsrechtlicher Dokumente. Darunter fallen zum Beispiel Satzungen, Gremienbeschlüsse, Kapitalveränderungen, Geschäftsführer- und Prokuristenbestellungen im In- und Ausland oder ein Gesellschafterwechsel. Wenn in Bezug auf solche Daten Änderungen eintreten (etwa Neubestellung von Geschäftsführern oder Prokuristen), wird die erforderliche Dokumentation erstellt (gegebenenfalls in Zusammenarbeit mit den eigenen Notaren) und der Datenbestand angepasst. So steht den Mandanten von Clarius.Legal immer ein aktueller Stand ihrer Daten zur Verfügung; dies versetzt sie in die Lage, sämtliche Fragen ad-hoc zu beantworten und Entscheidungen zu treffen.

Umfassendes Wissen über die Verträge, die ein Unternehmen abgeschlossen hat, trägt wesentlich dazu bei, Risiken im Blick zu haben und zu steuern. Je nach Geschäftsmodell und Unternehmensorganisation sollten die Verträge kategorisiert und verschiedene zentrale Metadaten erfasst werden, so dass effektives Vertragsmanagement möglich wird. Darunter fallen zum Beispiel Verträge mit Lieferanten, Vertriebsmittlern, Agenten oder Händlern. Auch Lizenzverträge, Verträge über Know-how, Intellectual Property oder Technologietransfer gilt es zu erfassen. Clarius.Legal bietet seinen Mandanten Festpreise für das Management solcher Verträge an; darunter fallen konkret die Definition der Eckdaten, die aus Verträgen extrahiert werden sollen, sowie die konkrete Erfassung, die gegebenenfalls intelligent und kostengünstig über LegalTech-Lösungen erfolgen kann.

Für Eigentümer von Immobilien, für Liegenschaftsverwaltungen sowie Banken erfasst Clarius.Legal sämtliche grundstücks- und gebäudebezogenen Informationen, wie Grundbücher, Flurstückskarten, Baupläne, Sonderrechte von Dritten (etwa Überfahrtsrechte) sowie Mietverträge und Versorgungsverträge in Bezug auf Gebäude oder Grundstücke. Gemeinsam mit den Mandanten kann festgelegt werden, ob und welche Vertragsdaten isoliert erfasst und bereitgestellt werden sollen. Informationen wie Laufzeiten, Kündigungsfristen oder Mieterhöhungsmöglichkeiten sind zum Beispiel zentral um Immobilien und Liegenschaften professionell zu managen.

Unter „Labour Housekeeping“ fasst Clarius.Legal das Management und die Verwahrung sämtlicher arbeitsrechtlicher Verträge und Dokumente. Arbeitsverträge (etwa sortiert nach unterschiedlichen Vertragsgenerationen oder Arbeitnehmergruppen), Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen sowie maßgebliche Kommunikation mit dem Betriebsrat sind einige Beispiele für „Legal Housekeeping“-Aufgaben, die Clarius.Legal zu Festpreisen für Mandanten aller Branchen erledigt.

Damit Compliance-Regelungen greifen, müssen sie allen Bereichen in einem Unternehmen, die für ihre Erstellung, Entwicklung sowie die Anwendung zuständig sind, zur Verfügung stehen – und zwar in einer Form, die nicht nur permanenten Zugriff, sondern auch Ableitung und Umsetzung entsprechender Handlungen bei Verstößen sowie die Ergänzung oder Aktualisierung von Regelwerken und Handbüchern erlauben. Clarius.Legal übernimmt für Mandanten aller Branchen zu Festpreisen das Compliance Housekeeping. Dazu gehört auch, Compliance für Kunden oder Lieferanten des Mandanten nachzuweisen.

ANGEBOT ANFORDERN:

Bedarf: