- 20.09.24
- Lesedauer: 4 Minuten
What impact will the planned amendment tothe Verification Act have on employment contracts?
In a current initiative to reduce bureaucracy, the traffic light coalition intends to amend the Verification Act in order to support modern working methods and reduce the administrative burden for employers and employees. Lawyer Stephanie Simon-Sommer advises companies on employment law issues, among other things,and knows thechallenges from her in-house experiencein the legal departments of various companies and. also as a manager. In this interview,she provides an. overview of the planned amendments totheVerification Act for thestructuring of employmentcontracts..
What exactly is it about?
The planned amendment aims to replace the previous written form for the documentation of the essential contractual terms of an employment relationship required under the Verification Act with the text form. This means that employers will no longer be obliged to physically print, sign and hand out these conditions on paper. An electronic form, such as a simple electronic signature or even an e-mail, would be sufficient in future – according to the current status.
What specific benefits will this change bring for employers and employees?
Employers could save considerable time and resources by eliminating the physical exchange of documents. This simplifies processes, especially in times of remote working and an acute shortage of skilled workers. Many companies still have employment contracts signed exclusively by hand in order to avoid separate documentation and thus an additional step in the recruitment process due to the requirements of the Verification Act. As a result, they lose valuable time and, in the worst case, even the desired candidate.
The planned changes to the law will make it quicker and easier for employees to obtain their employment contracts and thus also the documentation required under the Verification Act, which they will be able to store directly in electronic form. Employers would therefore be able to send their contract offers to candidates immediately after accepting them and would not have to have a separate second version of the employment contract signed by hand or provide separate handwritten documentation in order to meet the requirements of the Verification Act. In particular, the deadlines contained in the Verification Act would be much easier to comply with, which would also reduce the risk of fines.
This change could therefore promote a more comprehensive digitalization of work processes. Simplifying documentation can lead to more efficient processes and then enable even more extensive use of advanced technologies such as document generators for fully automated contract creation and documentation.
Are there any concerns regarding the planned amendment to the Verification Act?
It remains to be seen how this will actually be structured. The current plan is for companies to provide proof of transmission and receipt. The employer must therefore ensure that the documents can be saved on a permanent data carrier.
Any concerns regarding the probative value of electronic documents could then be allayed by establishing automated processes, for example with the help of document generators. This would ensure reliable documentation that is equivalent to physically signed documents, even in the event of a dispute.
Auslagerung der Meldestelle und anwaltlicher Ombudsservice
Kann eine interne Meldestelle überhaupt neutral sein? Wer sich auf keine Diskussion darüber einlassen mag, kann deren Aufgaben an einen externen anwaltlichen Ombudsservice auslagern. Das bietet zusätzliche Vorteile:
- Neutralität und Unabhängigkeit: Ein externer Ombudsservice wird von den Mitarbeitern als neutrale und unabhängige Instanz wahrgenommen. Er senkt dadurch die Hemmschwelle, Hinweise zu geben.
- Kompetenz und Erfahrung: Anwälte, die als Ombudspersonen fungieren, verfügen über die notwendige rechtliche Expertise und Erfahrung im Umgang mit sensiblen Hinweisen und der Durchführung von Untersuchungen.
- Schutz vor Repressalien: Ein externer Ombudsservice kann den Hinweisgeber besser schützen und seine Anonymität gewährleisten, insbesondere bei schwerwiegenden Vorwürfen.
- Effizienz: Durch die Auslagerung können Unternehmen Ressourcen sparen und sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, während die Ombudsperson die Meldungen professionell und diskret bearbeitet.
Risiken früh erkennen – und klären
Das Urteil des LG Nürnberg-Fürth zeigt die Bedeutung und die potenziellen Auswirkungen anonymer Hinweise auf Unternehmen. Eine professionelle interne Meldestelle ist ein essenzielles Instrument, um rechtzeitig auf Hinweise reagieren zu können und die damit verbundenen Risiken zu minimieren. Die Auslagerung dieser Funktion an einen externen anwaltlichen Ombudsservice bietet zusätzliche Vorteile in Bezug auf Neutralität, Kompetenz und Schutz der Hinweisgeber. Unternehmen sollten daher ernsthaft in die Entwicklung und Implementierung solider Meldeprozesse investieren, um sich vor den möglichen negativen Konsequenzen zu schützen und eine Kultur der Offenheit und Transparenz zu fördern.
Die digitale Meldestelle von CLARIUS.LEGAL erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und bietet eine Vielzahl von Meldekanälen – selbstverständlich auch anonyme. Optional stellen wir einen anwaltlichen Ombudsservice zur Verfügung, der die gewissenhafte Prüfung und Bearbeitung eingehender Hinweise gewährleistet – damit es erst gar nicht zu einer unerwünschten Eskalation kommt.
